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Relevant du Directeur Général Simfer & Directeur de Développement du Projet, l’ Assistant (e) Exécutif(ve) Bilingue aura les responsabilités suivantes :
Responsabilités principales :
· Fournir un soutien administratif directement aux hauts dirigeants, en exerçant un niveau élevé de confidentialité, de tact et de diplomatie ;
· Garder le contrôle des tâches avec une grande attention aux détails, un sens élevé de la responsabilité et de la propriété ;
· Utiliser des applications et logiciels pour préparer des correspondances, des rapports, des présentations, des ordres du jour, des procès-verbaux, etc. ;
· Adresser des correspondances et des demandes de renseignements aux différents partenaires ;
· Recevoir, filtrer et diriger les appels entrants, les visiteurs, les courriers et les e-mails ;
· Être capable de gérer facilement des calendriers complexes ;
· Tenir à jour des fichiers, des dossiers, des calendriers et des agendas ;
· Coordonner des itinéraires de voyages complexes pour des réunions et des conférences et faire la gestion des dépenses ;
· Coordonner l’organisation et la tenue des réunions et des conférences, y compris la réservation de salles de réunion, l'organisation de téléconférences et la garantie que les équipements pertinents aient été demandés et soient fonctionnels ;
· Coordonner et organiser les questions administratives, de voyage, de logistique, d'hébergement et personnelles de toutes les visites VIP ;
· Contribuer activement à garantir que le bureau offre un environnement de travail sûr pour tous ;
· Gérer les bons de commande et certains services financiers pour le Directeur Général ;
· Faire la traduction Français/Anglais et vice versa ;
· Former de nouvelles secrétaires/assistantes au besoin ;
· Être capable de participer à la mise en œuvre des normes, politiques et pratiques administratives de l'Organisation ;
· Mettre en place et maintenir de vastes systèmes de classement et d'archivage électroniques et papier selon les besoins ;
· Gérer les tableaux de bord, les rapports mensuels et soutenir tous les projets fonctionnels ou spéciaux selon les directives.
Profil recherché pour le poste:
· Un diplôme de BAC + 3 au moins en Support à l'Action Managériale, en Comptabilité et Gestion, en Administration des Affaires ou équivalent ;
· Avoir une parfaite maitrise du package Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc..);
· Au moins 10 ans d'expérience pertinente dans la gestion d'un poste d'une complexité similaire / identiques, de préférence dans un environnement multinational sur différents fuseaux horaires ;
· Connaissance des pratiques et procédures administratives de bureau standard ;
· Expérience dans les opérations internationales ;
· Démontrer d'excellentes compétences en gestion du temps et une capacité à respecter les délais ;
· Faire preuve d'un haut niveau de confidentialité et être disponible 24h/24 et 7j/7 ;
· Afficher la capacité d'effectuer plusieurs tâches et de gérer plusieurs personnes simultanément ;
· Travailler sous pression et avec un minimum de supervision ;
· Démontrer un souci du détail et une capacité à suivre les processus et procédures existants ;
· Savoir afficher une attitude positive et une approche flexible dans ses relations avec les gens ;
· Être capable de maintenir une approche professionnelle en tout temps ;
· Être capable de communiquer et de traiter efficacement avec un large éventail de clients internes et externes ;
· Faire preuve de respect des normes et du mode de travail du groupe Rio Tinto.
III-Candidatures :
Pour postuler cliquez sur l'onglet Poser sa candidature pour cette offre en joignant CV et lettre de motivation ou envoyer votre dossier par mail à simandou.recrutement@simandou.com