Assistante de Pool/Direction - Multinationale spécialisée dans la fourniture de services informatiques - Par Intellact Consulting

I - Positionnement Hiérarchique 

Rend compte au Directeur Général Adjoint

II - Descriptif sommaire du poste

Décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité. Effectuer des taches dans les domaines administratifs et relevant de l’entreprise des activités, de la gestion et de l’information, des correspondances, de l’agenda… l’assistant(e) devra savoir gérer les priorités.

III - Responsabilités

 Les tâches de l’Assistante de Direction se déclinent selon les points suivants : 

·       Décharger le Directeur Général Adjoint de toutes les préoccupations administratives de manière générale

·       Assister le Directeur Général Adjoint dans ses tâches quotidiennes

·       Veiller à la confidentialité des informations

·       Organiser et suivre l’agenda quotidien du Directeur Général Adjoint et anticipation des besoins

·       Préparation des réunions et des présentations (convocations, préparation des dossiers, réservations des salles….)

·       Préparations des missions du Directeur Général Adjoint (documents et logistique en relation avec les services internes et/ou administrations concernées)

·       Participation aux réunions internes et externes

·       Rédaction des procès-verbaux et comptes rendus des réunions

·       Assister dans la gestion du reporting et au respect des délais (rapports à envoyer aux administrations et/ou au siège)

·       S’assure de la fiabilité des informations à transmettre au Directeur Général Adjoint

·       Assister le Directeur Général Adjoint dans le traitement des courriels et participer au suivi des actions (exemple : cas de demandes ou courriel adressés à d’autres services et/ou entités)

·       Conception et rédaction des courriers, notes de services (avant soumission au DGA pour validation)

·       Réceptionner et filtrer les appels et les courriers destinés au Directeur Général Adjoint si applicable

·       Assurer un accueil de qualité des visiteurs du Directeur Général Adjoint

·       Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers

·       Application et respect du code de conformité et du code de déontologie

·       Participe ou exécute toute tâche qui pourrait lui être demandée dans le cadre de ses attributions professionnelles et de sa collaboration au sein de l’entreprise

·       L’exécution de toutes ces tâches devra se faire selon les procédures internes et validées de la société

IV - Atouts et autres connaissances

·       Parfaite maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.)

·       Compétences organisationnelles et de planification

·       Avoir un bon jugement et une capacité de décision

·       Bonne capacité rédactionnelle

·       Bonne qualité d’écoute

·       Discrétion absolu

·       Rigueur

·       La flexibilité

·       Maîtrise de l’anglais

V - Niveau d’étude et expérience

·       Bac+4, Etude en secrétariat de Direction, BTS secrétariat, administration, informatique Windows 10 and Microsoft office.

·       Avoir déjà occupé un poste similaire pendant au moins 03 ans

VI - Lieu du travail

Le poste est situé à Conakry avec possibilité de se rendre dans d'autres régions du pays si nécessaire

VII - Autre exigence

·       Effectuer toute autre tâche qui peut être raisonnablement nécessaire de temps en temps.

·       Etre en mesure d’exercer cette fonction dans un environnement multiculturel.

VIII - Candidature

Pour postuler cliquez sur l’onglet Poser sa candidature pour cette offre en joignant CV et lettre de motivation avant le 10 Mai 2019.